Come scrivere in modo chiaro (e perché è importante per la tua attività)
Dalla comunicazione aziendale a quella istituzionale, passando per il marketing, scopri come scrivere in modo chiaro per ridurre le incomprensioni fra te e il tuo pubblico.
Ti è mai capitato di leggere un documento ufficiale e non capire una virgola del contenuto? Se la risposta è sì, hai sperimentato sulla tua pelle l’effetto di una comunicazione poco chiara. Termini tecnici e sintassi complessa sono a lungo stati visti come necessari per poter considerare un testo autorevole e “ben scritto”.
Oggi sappiamo invece che l’aspetto fondamentale è che le parole raggiungano il loro obiettivo, e per farlo devono essere facilmente comprese dalle tue lettrici e dai tuoi lettori ideali.
Cos'è il linguaggio chiaro
Il linguaggio chiaro (plain language, in inglese) è un approccio alla comunicazione che privilegia la semplicità e la chiarezza delle informazioni. Non equivale a una scrittura banale o superficiale, ma prevede la scelta di parole, frasi e strutture che il pubblico target possa comprendere senza sforzo.
Il plain language è potenzialmente applicabile a tutte le lingue naturali, con le opportune modifiche che rispecchiano le caratteristiche tipiche di ciascuna.
Questo orientamento comunicativo si basa su principi specifici, come l’utilizzo di frasi brevi e parole comuni, e il ricorso a un’impostazione grafica che permette di trovare più facilmente le informazioni. In altre parole, per capire come scrivere in modo chiaro bisogna fare attenzione a diversi elementi, tra sintassi, lessico e formattazione.
Quando si usa il linguaggio chiaro (e quando no)
Conoscere e saper sfruttare al meglio il linguaggio chiaro significa essere capaci di comprendere in quali circostanze questo strumento è più adatto e in quali, invece, non è la scelta migliore. Diamo un’occhiata a tre (+1) contesti diversi.
Comunicazione istituzionale
Senza ombra di dubbio il primo ambito che viene in mente. Pensa a tutti i moduli, decreti, avvisi che hai letto negli anni senza comprenderli appieno. Le comunicazioni di tipo fiscale e legale, ad esempio, sono spesso veri e propri puzzle da decifrare.
Il problema non sei tu, ma il modo in cui questi testi vengono scritti. Basterebbe semplificarli per renderli più accessibili alla popolazione – e per fortuna diversi governi e istituzioni nel mondo hanno iniziato a farlo.
Comunicazione aziendale
Stabilire un rapporto di fiducia e rispetto con il personale, le aziende fornitrici e le persone che collaborano con la tua azienda è fondamentale per poter lavorare con serenità, evitare incomprensioni e ottenere risultati migliori.
Scrivere in linguaggio chiaro è essenziale anche per garantire la sicurezza sui luoghi di lavoro: pensa ai cartelli di pericolo in una fabbrica o alle linee guida da seguire in caso di emergenza. A cosa serve redigerle se poi nessuno sa cosa fare nel momento del bisogno?
Marketing (e non solo)
Il marketing non è esente dalla necessità di adottare una comunicazione chiara e immediata, anzi: se vuoi che il tuo pubblico e la tua clientela ti seguano con interesse sui tuoi canali (social media inclusi), devi far sì che il tuo messaggio vada dritto al punto.
Anche l’algoritmo apprezza i copy che rispondono alle domande e ai dubbi degli utenti senza troppi giri di parole. Mettere in atto la magia del linguaggio chiaro può quindi aiutarti a ottimizzare le prestazioni e, sul lungo termine, aumentare le vendite.
Altri contesti
Il plain language può tornare utile anche negli ambiti più inaspettati. La collega Becca Webley, che traduce dall’italiano all’inglese, spiega come queste strategie possono essere applicate nell’ambito della localizzazione dei videogiochi:
“Quando si localizzano i dialoghi di un videogioco, bisogna tenere a mente la tolleranza (spesso piuttosto limitata) di chi gioca nei confronti dei testi scritti che appaiono su schermo. Pur mantenendo il tono di voce e le caratteristiche del testo originale – e, cosa fondamentale, assicurandosi che i dialoghi siano coinvolgenti – è altrettanto importante che il contenuto scritto sia facile da assimilare“.
Quando il linguaggio chiaro NON è la scelta migliore
Ma attenzione: non sempre il linguaggio chiaro è la scelta più adeguata. La complessità o semplicità di un testo non è assoluta, ma dipende dalle conoscenze e competenze di chi lo legge.
Se ti rivolgi a un pubblico esperto di un settore, potrai usare senza problemi termini tecnici senza doverli spiegare, e ciò non rappresenterà un ostacolo alla comprensione.
Pensa poi ai contenuti letterari: è difficile (se non addirittura controproducente) porre limiti lessicali o sintattici a chi sta liberando la creatività tra le pagine di un romanzo o i versi di una poesia.
Il segreto sta quindi nel conoscere il tuo pubblico. Ti stai rivolgendo a un team esperto o a una potenziale clientela che scopre il tuo prodotto per la prima volta? La risposta determinerà la strategia di scrittura più appropriata.
Come scrivere in modo chiaro
Va bene, hai capito cos’è il linguaggio chiaro e in quali contesti è consigliabile utilizzarlo; ma come si applica esattamente?
Esistono diverse strategie per rendere i tuoi testi più facilmente fruibili. Qui te ne presento tre, ma se la curiosità ti spinge oltre o hai un testo che richiede un occhio esperto, sai dove trovarmi!
Usa verbi in forma attiva
I verbi in forma attiva sono i tuoi migliori alleati per una comunicazione diretta ed efficace. Sembra una scelta da niente, ma i verbi in forma passiva, al contrario, possono generare incertezza e ambiguità. Considera questo esempio:
Per partecipare al corso di tarantella per adolescenti, il presente modulo dovrà essere compilato e inviato entro il 3 febbraio.
Chi è che deve compilare il modulo? Possono farlo le ragazze e i ragazzi interessati al corso, o devono occuparsene i genitori, trattandosi di minori?
Per chiarire ogni dubbio, prova a scrivere così:
Per partecipare al corso di tarantella per adolescenti, le ragazze e i ragazzi interessati dovranno compilare e inviare questo modulo entro il 3 febbraio.
Più chiaro, no? Se ci fai caso, ho anche sostituito “il presente modulo” con “questo modulo”, perché il linguaggio chiaro ci invita a usare un lessico di tutti i giorni.
Usare la forma attiva rende anche il testo più dinamico, coinvolgente e interattivo. Nel marketing, dove ogni secondo di attenzione è prezioso, questa immediatezza può fare la differenza fra un cliente che legge fino alla fine e uno che abbandona il testo a metà.
Evita le parole astratte
Se esiste un verbo che può sostituire un sostantivo astratto, probabilmente è meglio usarlo. Piuttosto che scrivere:
Abbiamo avuto una discussione sull’argomento,
prova:
Abbiamo parlato dell’argomento.
Rende la frase più breve (che è già un punto a favore del plain language) e concreta; inoltre, il sinonimo di uso comune “parlare” si presta meglio qui del più formale “discutere”.
Già che parliamo di termini astratti (parola che di per sé può indicare aspetti diversi), il linguaggio chiaro suggerisce anche di ridurre al minimo l’uso di nomi collettivi, prediligendo quelli che identificano chiaramente ciò a cui fai riferimento.
Un esempio? Scrivi “dipendenti” al posto di “risorse umane”. Si tratta di un principio che potrebbe andare in contrasto con il linguaggio inclusivo… ma questa è un’altra storia, che affronteremo un altro giorno.
Sfrutta gli elenchi
Gli elenchi puntati o numerati sono strumenti potentissimi per organizzare le
informazioni e renderle immediatamente individuabili. Il cervello umano ama questa impostazione grafica, perché rende i contenuti facili da scansionare e ricordare.
Puoi notare subito la differenza con questo esempio di elenco, prima con virgole, poi puntato.
Per scrivere in linguaggio semplice, adotta le seguenti strategie: usa un lessico quotidiano, formula frasi brevi, coniuga i verbi in forma attiva, e formatta in modo da far risaltare le informazioni.
Ora leggi lo stesso testo sotto forma di elenco puntato.
Per scrivere in linguaggio semplice, adotta le seguenti strategie:
- Usa un lessico quotidiano
- Formula frasi brevi
- Coniuga i verbi in forma attiva
- Formatta in modo da far risaltare le informazioni.
Non ti risulta più facile reperire i vari elementi?
In poche parole
Comunicare in modo semplice e diretto ti aiuta a ridurre le barriere tra te e la tua clientela, aumentando al tempo stesso la fiducia e, di conseguenza, le conversioni. In ambito amministrativo, aziendale e nel marketing, il plain language è un dispositivo comunicativo utile sia per chi scrive sia per chi legge.
Per sfruttarlo al meglio nei tuoi testi italiani, affidati alla mia penna virtuale: saprò guidarti verso le scelte più appropriate sulla base delle tue necessità, dei tuoi contenuti e del tuo pubblico, redigendo o traducendo i tuoi testi in modo che centrino in pieno il tuo target ideale.
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